Một trong những kỹ năng giao tiếp thiết yếu mà mỗi cá nhân cần rèn luyện là khả năng đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Constructive Feedback không chỉ giúp cá nhân nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân mà còn góp phần cải thiện hiệu suất công việc, thúc đẩy sáng tạo và đổi mới trong tổ chức.
1. Constructive Feedback là gì?
Phản hồi tích cực hay góp ý xây dựng (Constructive Feedback) không chỉ giúp cải thiện hiệu suất và kỹ năng mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân.
Bằng cách tập trung vào các điểm mạnh và để xuất cách cải thiện cụ thể, người nhận phản hồi có thể nhận thức được những cơ hội và tiềm năng để cải thiện hơn.
Điều này tạo ra một môi trường học tập và làm việc tích cực hơn, khuyến khích sự sáng tạo và nâng cao năng lực chung của các cá nhân và tổ chức.
2. Constructive Feedback quan trọng như thế nào?
Để đưa ra lời khuyên cho đồng nghiệp trong công việc một cách có ý nghĩa và khuyến khích sự phát triển cá nhân và đội nhóm, bạn có thể áp dụng các phương pháp phản hồi tích cực sau đây:
- Cơ hội phát triển: Hãy đưa ra nhận xét mang tính xây dựng, chỉ ra những điểm cần cải thiện một cách cụ thể và dễ hiểu. Điều này giúp người nghe nhận thức rõ hơn về cách họ có thể phát triển kỹ năng, tiến bộ và tiếp tục hướng tới mục tiêu đã đề ra.
- Sự minh bạch: Góp ý xây dựng giúp định hướng mọi người nhận thức rõ những gì cần phải làm để đạt được thành công. Điều này tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả hơn.
- Nuôi dưỡng tinh thần cống hiến: Thể hiện sự tôn trọng làm nền tảng để mọi người cảm thấy gắn kết và đầu tư hơn vào công việc. Bằng cách nhận ra tác động của nỗ lực cá nhân và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, mọi người sẽ cảm thấy trân trọng và tiếp tục phấn đấu
- Tạo động lực thay đổi: Đưa ra góp ý theo hướng hỗ trợ sẽ tạo động lực cho cá nhân và đội nhóm tiếp tục nỗ lực hướng tới mục tiêu và cải thiện hiệu suất làm việc.
- Xây dựng niềm tin: Góp ý với thái độ tôn trọng giúp xây dựng niềm tin giữa các thành viên trong nhóm. Khi mọi người hoàn toàn tin tưởng lẫn nhau, hiệu quả làm việc nhóm được cải thiện, từ đó nâng cao hiệu suất chung và sự hài lòng trong công việc.
Những lợi ích này không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn tăng cường sự phát triển và đóng góp của từng cá nhân trong đội nhóm. Làm việc với sự tôn trọng và hỗ trợ sẽ giúp mọi người cảm thấy có động lực và sẵn sàng thúc đẩy sự nghiệp chung một cách tích cực.
3. Sự khác nhau giữa phê bình (Criticism) và phản hồi (Feedback)
Phê bình (criticism) và phản hồi (feedback) là cả hai cách để truyền đạt đánh giá về công việc hoặc hành vi của ai đó, nhưng chúng có những khác biệt quan trọng.
Phê bình thường dẫn đến cảm xúc tiêu cực, phán xét và tập trung vào những lỗi hoặc thiếu sót của người nghe. Nó thường được thể hiện một cách gay gắt hoặc thiếu thấu hiểu, có thể làm người nghe cảm thấy bị công kích cá nhân. Do đó, phê bình thường không mang lại giải pháp thực tế và có thể gây hại.
Trái lại, mục đích của phản hồi (feedback) là giúp đối phương cải thiện và phát triển. Phản hồi thường đi kèm với giọng điệu thể hiện sự ủng hộ và tôn trọng, và thường cung cấp đề xuất cụ thể để giải quyết vấn đề.
4. Đặc điểm của Constructive Feedback
- Đề xuất cụ thể: Tập trung vào một hành vi hay hành động nhất định, rõ ràng và chi tiết để người nghe hiểu rõ những điểm cần điều chỉnh
- Đề xuất kịp thời: Nên đưa ra góp ý gần ngay sau khi sự việc xảy ra, giúp bên liên quan dễ dàng nhớ lại tình huống và áp dụng lời khuyên của người phản hồi
- Đề xuất khách quan: Dựa trên dữ liệu và quan sát thực tế, không dựa vào ý kiến cá nhân hay thành kiến
- Đề xuất cân bằng: Boa gồm cả mặt tích cực và mặt tiêu cực, tuy nhiên tập trung vào việc khuyến khích và công nhận những điểm của người nghe.
- Đề xuất khả thi: Nên trình bày đề xuất cụ thể về hành vi nên sửa đổi
- Đề xuất tôn trọng: Thể hiện sự tôn trọng và hướng tới việc giúp người nghe phát triển, không chỉ trích hoặc coi thường họ.
- Đề xuất hợp tác: Bao gồm một cuộc đối thoại hai chiều, nơi mà người nghe có thể chia sẻ quan điểm của họ và đặt câu hỏi, giúp thông tin góp ý trở nên rõ ràng và dễ áp dụng vào thực tế.
5. Phân loại các góp ý mang tính xây dựng
- Góp ý tích cực: Công nhận và củng cố những hành vi/hành động tích cực để tăng cường sự tự tin và động lực cho người nghe.
- Góp ý khắc phục: Chỉ ra những sai lầm trong quá khứ và nguyên nhân của chúng để người nghe hiểu rõ hơn và có thể đưa ra các giải pháp thay đổi.
- Góp ý huấn luyện: Cung cấp hướng dẫn và tài nguyên cần thiết để người nghe phát triển các kỹ năng mới hoặc cải thiện những kỹ năng hiện có
- Góp ý chỉ đạo: Đưa ra các chỉ dẫn cụ thể về những việc người nghe nên làm để nâng cao hiệu suất hiện tại.
- Góp ý đánh giá: Cho thấy sự đánh giá cao đối với những nỗ lực và đóng góp của người nghe, đây là điều rất quan trọng trong quá trình xây dựng các mối quan hệ và sự gắn kết tích cực lâu dài.
6. Vì sao nên đưa ra Constructive Feedback tại nơi làm việc?
Trong dân gian có câu “Lời nói gói vàng”, ý nghĩa của câu nói này là cần coi trọng và sử dụng lời nói một cách hợp lý, đặc biệt khi đưa ra nhận xét với cấp dưới. Dựa trên khảo sát của Zenger & Folkman – Công ty tư vấn phát triển kỹ năng lãnh đạo, việc quản lý đưa ra những lời nhận xét tích cực và mang tính xây dựng có thể tăng hiệu suất làm việc của nhân viên lên 15%. Ngược lại, nếu đưa ra những lời phê bình, hiệu suất có thể giảm tới 19%.
Tại sao những lời nhận xét thẳng thắn lại thường mang đến hiệu ứng ngược?
Dưới đây là một số ví dụ giúp bạn hiểu rõ hơn lý do vì sao nên đưa ra Constructive Feedback tại nơi làm việc, cụ thể:
- “Bài thuyết trình này sắp xếp lộn xộn, không mạch lạc gì cả! Làm thế này sao dám mang đi gặp khách hàng.”
- “Viết cái gì mà lan man quá, lần sau tự đọc lại bài trước khi gửi cho anh!”
- “Chỗ này quá sơ sài, dẫn chứng thì quá vô lý để thuyết phục người đọc tin tưởng.”
Dù những nhận xét này giúp người nghe nhận ra các điểm cần cải thiện, nhưng chúng có thể chạm đến lòng tự trọng của họ. Điều này càng tệ hơn nếu họ bị chỉ trích trước mặt nhiều đồng nghiệp khác. Hệ quả là tâm lý tiêu cực, chán nản, và mất động lực làm việc. Khi liên tục phải nhận phê bình trong thời gian dài, nhân viên cũng sẽ có tâm lý phòng thủ và không còn cởi mở để biến những phản hồi ấy thành sự cải thiện trong công việc.
Ngược lại, những nhận xét mang tính xây dựng sẽ giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ trong việc cải thiện sai lầm. Quản lý sẽ công nhận nỗ lực và tâm huyết của họ, đồng thời cung cấp những hướng dẫn cụ thể để họ phát triển công việc. Nhìn chung, điều này có lợi cho cả đôi bên.
7. Cách tiếp nhận Constructive Feedback từ người khác
Khi nhận được góp ý, chúng ta cần cố gắng duy trì thái độ cởi mở và chú ý lắng nghe những gì người khác nói. Mặc dù bạn có thể cảm thấy muốn biện hộ khi bị chỉ trích, nhưng việc giữ một thái độ cầu thị sẽ giúp bạn tận dụng tối đa cuộc trò chuyện và tiếp thu được những thông tin hữu ích.
Dưới đây là một số gợi ý về cách tiếp nhận góp ý xây dựng từ người khác:
- Giữ bình tĩnh: Hãy dành cho bản thân một chút thời gian để “tiêu hóa” thông tin trước khi phản hồi. Khoảng thời gian này sẽ giúp ngăn chặn những phản ứng vội vàng và đảm bảo rằng bạn đang trả lời một cách cẩn thận và có ý thức.
- Chú ý lắng nghe: Hãy tập trung vào những gì đối phương đang nói và cố gắng không ngắt lời, ngay cả khi bạn không đồng ý với quan điểm của họ. Nếu có thể, hãy tắt điện thoại và các thiết bị di động để tránh bị phân tâm.
- Đặt câu hỏi: Đừng ngần ngại đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn ý kiến của đối phương. Càng đặt nhiều câu hỏi, bạn càng có được cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề và có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
- Bày tỏ sự đánh giá cao: Hãy thể hiện lòng biết ơn đối với những góp ý của người khác, điều này cho thấy bạn cởi mở với những phản hồi mang tính xây dựng và sẵn sàng học hỏi. Điều này cũng giúp thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau và khuyến khích các cuộc đối thoại trong tương lai.
- Suy ngẫm: Sau khi tiếp nhận góp ý, hãy dành thời gian để suy ngẫm về những gì đã nghe và cân nhắc các chiến lược khả thi để cải thiện trong tương lai.
- Hành động: Sau khi đã suy ngẫm đủ, hãy bắt đầu hành động! Xây dựng một kế hoạch chi tiết và thường xuyên theo dõi tiến độ để nhận diện các vấn đề cần giải quyết sớm.
Bằng cách tuân theo các hướng dẫn trên, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp phát triển và đạt được kết quả như mong đợi. Điều này cũng sẽ mang lại cơ hội thành công và sự hài lòng lớn hơn trong sự nghiệp của bạn, đồng thời cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên.
Tạm kết
Constructive Feedback đóng vai trò thiết yếu trong việc thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tập thể nơi công sở. Khi được trao đổi một cách hiệu quả, những phản hồi mang tính xây dựng sẽ khơi dậy tinh thần học hỏi, cải thiện và hướng đến mục tiêu chung. Để gặt hái thành công từ việc áp dụng Constructive Feedback, mỗi cá nhân cần rèn luyện kỹ năng cung cấp và tiếp thu phản hồi một cách tích cực, đồng thời xây dựng văn hóa trao đổi cởi mở và tôn trọng trong môi trường làm việc.
Hãy biến Constructive Feedback thành công cụ hữu ích để nâng tầm hiệu suất, bồi đắp mối quan hệ đồng nghiệp và góp phần tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mỗi cá nhân đều có cơ hội phát triển và tỏa sáng.
